HR TALKS

転職活動の進め方

社会人でも間違えがち?アドレス、件名、宛名、署名etc…転職活動中の企業とのメールやりとり8箇条

manner_mail_top

気軽なイメージのあるメールですが、ビジネスシーンでのメールのやり取りにはもちろん、守るべき「マナー」があります。今の時代、転職活動もメールでのやり取りが常識。友達同士のやり取り感覚で失敗しないためにも、企業へメールを送る前には「メールの基本マナー」を覚えておきましょう。

転職活動の企業とのやりとり。ビジネスメール 8箇条

ビジネスメールでは当たり前ともいえる基本のマナー。企業の採用担当者に聞くと、意外と社会で経験を積んだビジネスマンですら、メールで失礼な人も少なくないそうです。社会人の常識ともいえる最低限のマナーなので過信はせず、しっかり身につけておきましょう。

マナーその1:プライベート感満載の恥ずかしいメールアドレスは要注意!

ビジネスメールはPCで行うのが基本。転職活動においてもPCがおすすめですが、もし携帯でメールを送るなら、アドレスは必ずPCメールを使いましょう。特に、普段使っている携帯メールアドレスのアカウントが、

「◯◯_love_forever@〜」
「(-.-)zzz_yu—chan@〜」

といったようなビジネスで不向きだと思われるアドレスは要注意。あなたの第一印象がそこで決まります。

転職活動など人生を左右する大事なシーンでは、思い切って転職活動用にメールアドレスをつくりましょう。プライベートのメールと区別しやすいですし、大事なメールの見落としを避けられるメリットもあります。

簡単にアドレスを取得できるフリーメールはたくさんありますが、一番のおすすめはgmail。機能が充実していますし、企業側の印象も悪くありません。

マナーその2:メールの件名には【用件の内容】と【自分の名前】を入れる

人事担当者は1日に多くのメールを受け取ります。その中で埋もれずに、確実に読んでもらうようにするには、「件名」が重要になります。

まず、本文の内容を簡単にまとめた言葉を入れること。そして自分の所属と名前を書くこと。この2つができていれば、とりあえずは及第点。さらに上を目指すなら、【】や[]などを使って、ひと目でわかりやすくしましょう。

件名サンプル

【5月15日面接の件】キャンセルのご連絡/ 氏名

[お伺い]面接日程に関して(氏名)

※再送※応募書類について【氏名】

マナーその3:宛名は必ず記入→自分の名前を名乗る→本題に入る

プライベートのやり取りでは宛名を省略することも多いですが、ビジネスメールでは、誰宛てのメールなのかを必ず最初に記入します。その後、自分の名前を名乗り、本題に入るのが基本の流れ。

メール例文

△△株式会社 人事部
●●●●様

◯◯の▲▲と申します。
先日は面接の機会をいただきまして
誠にありがとうございました。

本日は、××の件でご連絡いたしました。

〜〜〜

マナーその4:初めてのメールは「どこで知ったのか」を必ず書く

面識のない相手に初めてメールを送る場合、連絡先をどこで知ったのかをひと言添えましょう。メールアドレスは個人情報なので、なぜ知っているのかを書かないと怪しいですし、場合によってはスパムメールだと勘違いされる可能性もあります。ホームページなどで知った場合は、その旨を書けば問題ありません。

例文

「御社の●●様にご紹介いただきました◯◯商事の▲▲と申します」

「ホームページに記載のご連絡先にお送りさせていただきました」

マナーその5:本文はできるだけ手短に。改行も必須!

忙しいビジネスシーンで、無駄に長すぎるメールは読んでもらえないことも。また、改行のないメールは読みづらいため、全角30文字程度で改行を入れるようにしましょう

場合によっては箇条書きも有効。箇条書きに番号を振る際は、丸囲み数字などの機種依存文字を使用しないよう注意しましょう。重要なのは、「相手の立場に立って、読みやすく、かつ理解しやすいメールを心がける」こと

例文

▲▲と申します。
先日はお忙しい中お時間を割いていただき、ありがとうございました。
あれから3点ほど疑問点が出てきたため、メールをお送りした次第です。
お手すきの際にご回答いただけますと幸いです。
1.
2.
3.

マナーその6:署名を入れよう

本文中で名乗っていても、メールの最後には自分の名前を書くのがマナー。また、それが企業名+名前だけよりも、署名形式のほうがきちんとした印象を与えます。そして何より、相手側が「メールではなく電話等であなたに連絡を取りたい」と思ったときにも、手間がかからないので親切です。

内容はシンプルに「企業名」「名前」「電話番号」「メールアドレス」程度でかまいません。ソーシャルメディアのアカウントを入れてもかまいませんが、転職活動においてプライベートで使用しているものは入れないほうが良いです。

署名は簡単につくれますので、プライベートと併用せず、ビジネス・転職活動用のものを用意しましょう

197

マナーその7:うっかりに注意!送信ボタンを押す前に再確認

「つい、うっかり」を防ぐために、送信ボタンを押す前に必ず「アドレス」と「件名」、「本文」を再確認しましょう。誤字・脱字をチェックできるのはもちろんですし、「違う企業の違う担当者相手にメールを送ってしまった」「名前を間違えて送ってしまった」等の、取り返しのつかないミスを防ぐ効果もあります。

一度送ってしまったメールは回収できません。送る前の再確認は徹底するようにしましょう。

マナーその8:メールはクイックレスポンスが好印象!

メールの返信にしても、相手へのお礼にしても、「できるだけすぐに書く」ことが大切です。可能であれば即日、厳しければ次の日の朝、どんなに忙しくても24時間以内には書くようにしましょう。

返信やお礼が早い人には好印象を持ちますが、丸1日以上経ってからメールを受け取っても「この人は熱意がないのかな」という印象になってしまいます。返事に時間がかかってしまうようなメールの場合は、「とりあえず読んだ」ということを伝えるだけでもかまいません。「確認いたしました。お時間がかかってしまい申し訳ありませんが、◯日までには対応させていただきます」とひと言添えて返信するだけで「この人はしっかりしているな」「信頼できるな」というイメージを与えることができます

いかがでしたか?メールは、その1通によってあなたの印象が良くなったり悪くなったりもする大事なもの。きちんと活用すれば良い印象を与えることもできるので、送る前に再確認をして小さなミスを防いで行きましょう!

Fashion HRはファッション・アパレル業界に特化した求人情報サイトです!

FHR_top

ショップスタッフや店長などの販売職から、PR、MD、VMD、営業、総務/経理、秘書、ロジスティックスなどのバックオフィス職まで、外資系ラグジュアリーブランドから国内有名ブランドまで求人情報を多数掲載中。早速、会員登録をして求人をチェック!

関連記事

転職活動でも悪印象を与える!ビジネスメールでやってしまいがちなNGマナー
今さら聞けない社会人の電話マナー!かける時間帯、折り返しなど転職活動で注意したい企業とのやりとり
社会人が押さえておくべき基本の電話応対マナー
面接官が「採用したい!」と思う面接時の受け答え“3つ”のコツ|話し方マナー講座

FOLLOW US
SNSでも最新情報を受け取れます!

    
  • 
  • 
  • 
  • 

Sign Up for Fasion HR

会員登録すると、気になる求人情報を保存できたり、ファッション業界に特化した
20社以上の転職コンサルタントがあなたにぴったりのお仕事をおすすめしてくれるスカウト機能が利用できます!

新規会員登録